Smart working e sicurezza sul lavoro: procedure, obblighi e rischi

Lo smart working, o lavoro agile, è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato introdotta in Italia dalla Legge n. 81/2017 per favorire la competitività delle imprese e una migliore conciliazione tra tempi di vita privata e tempi di lavoro.

Secondo la norma, il lavoro agile viene stabilito mediante accordo scritto tra datore di lavoro e lavoratore e può essere organizzato per fasi, cicli e obiettivi, senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, nel rispetto dei limiti di durata massima dell’orario giornaliero e settimanale.
La prestazione può essere svolta in parte nei locali aziendali e in parte all’esterno, senza una postazione fissa. Non è semplicemente “lavorare da casa”: è un modello organizzativo fondato su flessibilità, autonomia e responsabilizzazione del lavoratore.

Nel 2025 quasi 3,6 milioni di lavoratori italiani hanno operato in modalità agile: un dato che conferma come lo smart working si sia stabilizzato come componente strutturale dell'organizzazione del lavoro, ben oltre la spinta emergenziale della pandemia da Covid-19. Gestirlo correttamente e con gli strumenti giusti, nel rispetto degli obblighi normativi e con attenzione alla tutela del lavoratore, richiede una conoscenza aggiornata del quadro di riferimento. Questa guida raccoglie tutto ciò che bisogna sapere per orientarsi con sicurezza.

• IL QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO
• CHI PUÒ RICHIEDERE LO SMART WORKING?
• L’ACCORDO INDIVIDUALE TRA DATORE DI LAVORO E LAVORATORE: ELEMENTI ESSENZIALI
• QUALI OBBLIGHI HA IL DATORE DI LAVORO?
• LA PROCEDURA PER LAVORARE IN MODALITÀ SMART WORKING PASSO PER PASSO
• INADEMPIMENTO DEGLI OBBLIGHI SULLO SMART WORKING: QUALI SANZIONI?
• QUALI TUTELE HA IL LAVORATORE AGILE?
• QUALI SONO I RISCHI DELLO SMART WORKING?
• QUALI OBBLIGHI HA IL LAVORATORE?
• SMART WORKING E LAVORO DA REMOTO: SONO LA STESSA COSA?

IL QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO

La disciplina principale dello smart working è contenuta nella Legge 22 maggio 2017, n. 81, articoli 18-24, che definisce il lavoro agile come una “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa”.

Sul piano della salute e sicurezza, il riferimento centrale è lo stesso articolo 22 della Legge n. 81/2017 che stabilisce la responsabilità in capo al datore di lavoro riguardo alla garanzia della salute e la sicurezza del lavoratore agile e, a questo scopo, deve consegnare al lavoratore e al RLS, con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta nella quale siano individuati i rischi generali e specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione della prestazione.

Dal 7 aprile 2026, questo quadro è stato rafforzato dalla Legge n. 34/2026, che ha inserito nel D. Lgs. 81/2008 il nuovo art. 3, comma 7-bis. La disposizione precisa che, quando il lavoro agile è svolto in ambienti che non rientrano nella disponibilità giuridica del datore di lavoro, l’assolvimento degli obblighi di sicurezza compatibili con tale modalità, in particolare quelli relativi all’uso dei videoterminali, è assicurato mediante la consegna almeno annuale dell’informativa scritta al lavoratore e al RLS in merito ai rischi generali e specifici del lavoratore agile.
La novità del 2026, quindi, non elimina né sostituisce l’art. 22 della Legge n. 81/2017, ma lo rafforza all’interno del Testo Unico sulla Salute e Sicurezza del Lavoratori.

CHI PUÒ RICHIEDERE LO SMART WORKING?

Lo smart working non è un diritto automatico per tutti i lavoratori, ma una modalità di svolgimento della prestazione che si basa su un accordo individuale tra datore di lavoro e dipendente, come previsto dalla Legge n. 81/2017. Questo significa che, anche in presenza di una richiesta del lavoratore, l’attivazione del lavoro agile è sempre subordinata alla compatibilità con l’organizzazione aziendale e alle esigenze produttive.

Secondo quanto previsto dall’art. 18, comma 3 bis, L. n. 81/2017, come modificato dal D. Lgs. 30 giugno 2022, n. 105, i datori di lavoro pubblici e privati che stipulano accordi per l'esecuzione della prestazione di lavoro in modalità agile sono tenuti, in ogni caso, a riconoscere priorità alle richieste formulate da:

• Lavoratrici e lavoratori con figli fino a 12 anni di età o senza alcun limite di età nel caso di figli in condizioni di disabilità grave;
• lavoratori con disabilità in situazione di gravità o che siano caregivers.

Questa priorità non si traduce però in un diritto assoluto allo smart working. Il datore di lavoro deve tenerne conto nella gestione delle richieste, ma può comunque valutare la sostenibilità organizzativa della prestazione in modalità agile.

Per i lavoratori con disabilità, lo smart working può assumere rilievo anche come misura di “accomodamento ragionevole”, ai sensi dell’art. 3, comma 3-bis, del D. Lgs. 216/2003. In questa prospettiva, la Corte di Cassazione, con sentenza 10 gennaio 2025, n. 605, ha chiarito che il ricorso al lavoro agile può essere una soluzione idonea quando consente di rendere compatibile la prestazione con le limitazioni funzionali del lavoratore, senza comportare un onere finanziario sproporzionato per il datore di lavoro. Di conseguenza, l’eventuale diniego deve essere valutato e motivato con attenzione, perché un rifiuto generico o non adeguatamente giustificato potrebbe assumere rilievo discriminatorio.

In ogni caso, l’attivazione dello smart working richiede sempre un accordo scritto, nel quale vengono definite modalità operative, obiettivi, strumenti utilizzati e regole di svolgimento della prestazione.

L’ACCORDO INDIVIDUALE TRA DATORE DI LAVORO E LAVORATORE: ELEMENTI ESSENZIALI

L’accordo individuale scritto resta il pilastro del rapporto di smart working. Deve essere sottoscritto prima dell’inizio dell’attività da remoto e può essere a tempo determinato o indeterminato.
Secondo la Legge 81/2017, l’accordo deve definire: 

• Durata dell’accordo (se a termine) o condizioni di recesso (se a tempo indeterminato)
• Alternanza tra giornate in sede e fuori sede
• Luoghi esclusi per la prestazione (esempio: divieto di lavorare dall’estero)
• Strumenti di lavoro forniti dall’azienda
• Tempi di reperibilità e di riposo del lavoratore
• Misure tecniche e organizzative per garantire il diritto alla disconnessione

L’accordo scritto tra le parti, inoltre, deve integrare aspetti gestionali fondamentali: 

• Potere direttivo: definizione delle modalità di esercizio del controllo da parte del datore di lavoro. 
• Tempi di riposo: garanzia del rispetto delle pause. 
• Diritto alla disconnessione: deve essere esplicitato chiaramente come e quando il lavoratore può spegnere i dispositivi, assicurando l’assenza di ripercussioni sul piano disciplinare o retributivo. 

QUALI OBBLIGHI HA IL DATORE DI LAVORO?

Con lo smart working, il lavoratore dispone di un margine significativo di auto-organizzazione, che deve comunque avvenire nel rispetto degli obiettivi definiti nell’accordo individuale e delle condizioni stabilite tra le parti.
Tale autonomia, tuttavia, comporta una conseguenza rilevante dal punto di vista della sicurezza: il datore di lavoro non è in grado di esercitare un controllo diretto e continuativo sull’idoneità dei luoghi che non rientrano nella sua disponibilità giuridica (luoghi non aziendali, non soggetti a potere di controllo ispettivo continuo, non gestiti secondo standard organizzativi del datore di lavoro).

Di conseguenza, risulta oggettivamente complesso verificare in modo sistematico la conformità degli ambienti di lavoro ai requisiti previsti dalla normativa in materia di salute e sicurezza.

Per far fronte a tale limite strutturale, dato che il datore di lavoro resta responsabile della salute e sicurezza del lavoratore anche quando la prestazione viene svolta al di fuori dei locali aziendali, deve adottare un insieme di misure preventive che si fondano su due pilastri:

• messa a disposizione di strumenti informatici e tecnologici conformi agli standard tecnici e normativi vigenti, costantemente aggiornati per garantire sicurezza e affidabilità operativa:
  il datore di lavoro deve garantire il buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attività. Questo significa che computer, dispositivi, software e dotazioni aziendali devono essere adeguati, funzionanti e coerenti con le esigenze della prestazione, anche per ridurre i rischi connessi all’uso prolungato di videoterminali, posture scorrette, affaticamento visivo e sovraccarico organizzativo.
• predisposizione e diffusione dell’informativa sui rischi, che ha lo scopo di rendere il lavoratore consapevole dei rischi generali e specifici connessi allo svolgimento dell’attività in modalità agile e delle misure di prevenzione da adottare. Tale informativa deve essere fornita anche al RLS e non va considerata un mero adempimento formale, ma uno strumento operativo di prevenzione, con particolare attenzione ai rischi legati all’uso dei videoterminali, alle posture scorrette, all’organizzazione dei tempi di lavoro, all’isolamento organizzativo, al sovraccarico cognitivo e al possibile stress lavoro-correlato. Lo smart working, quindi, non attenua gli obblighi di tutela del datore di lavoro, ma richiede che essi siano declinati nella realtà del lavoro flessibile, fondata soprattutto su informazione, prevenzione e collaborazione tra datore di lavoro, lavoratore e RLS.

LA PROCEDURA PER LAVORARE IN MODALITÀ SMART WORKING PASSO PER PASSO

Vediamo di seguito di fornire un’indicazione dei passaggi utili a un datore di lavoro per avviare un lavoratore alla modalità di lavoro agile

1. Valutazione della compatibilità della mansione con il lavoro agile.
2. Definizione dell’accordo individuale tra datore di lavoro e lavoratore: l’accordo non ha solo una funzione amministrativa, ma serve a stabilire regole operative chiare tra le due figure aziendali.
3. Comunicazione telematica obbligatoria al Ministero del Lavoro, in base all'art. 23, comma 1, della Legge 22 maggio 2017, n. 81, indicando i nominativi dei lavoratori coinvolti e le date di inizio e cessazione della prestazione in modalità agile.
   1. Per i datori di lavoro privati, la comunicazione di inizio, proroga o modifica della prestazione in modalità agile deve essere trasmessa entro 5 giorni.
   2. Per le pubbliche amministrazioni e le agenzie di somministrazione il termine è invece fissato al giorno 20 del mese successivo all’inizio della prestazione o alla proroga.

Consegna al lavoratore e al RLS di un’informativa scritta sui rischi generali e specifici connessi allo svolgimento della prestazione in modalità agile in materia di salute e sicurezza. 

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INADEMPIMENTO DEGLI OBBLIGHI SULLO SMART WORKING: QUALI SANZIONI?

Gli inadempimenti del datore di lavoro in materia di smart working possono riguardare sia il profilo amministrativo della comunicazione obbligatoria sia il profilo della salute e sicurezza del lavoratore agile.

1. Mancata o tardiva comunicazione dello smart working
   Dal 12 gennaio 2025, per effetto dell’art. 14 della Legge 13 dicembre 2024, n. 203, i datori di lavoro privati devono comunicare in via telematica al Ministero del Lavoro l’avvio del lavoro agile entro cinque giorni dalla data di inizio del periodo, oppure entro i cinque giorni successivi all’evento modificativo della durata o della cessazione del periodo di lavoro agile. In caso di mancata comunicazione si applica la sanzione amministrativa prevista dall’art. 19, comma 3, del D. Lgs. 276/2003, richiamata dall’art. 23, comma 1, della Legge n. 81/2017: da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.
   
   Il calcolo dei 5 giorni decorre dalla data di effettivo avvio della prestazione in modalità agile, non dalla sola data di sottoscrizione dell’accordo. Ad esempio, se l’accordo viene firmato il 15 gennaio 2026 ma il lavoro agile inizia il 1° febbraio 2026, la comunicazione dovrà essere effettuata entro il 6 febbraio 2026.
    
2. Mancata consegna dell’informativa sulla sicurezza
   Sul piano della salute e sicurezza, l’art. 22 della Legge n. 81/2017 prevede che il datore di lavoro consegni al lavoratore e al RLS, con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta sui rischi generali e specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione della prestazione in lavoro agile.
   
   In caso di violazione dell’obbligo di informativa si applica la sanzione prevista dall’art. 55, comma 5, lettera c), del D. Lgs. 81/2008: arresto da due a quattro mesi o ammenda da 1.708,61 euro a 7.403,96 euro. La criticità, quindi, non riguarda solo la mancata consegna iniziale, ma anche l’eventuale mancato aggiornamento e rinnovo dell’informativa con cadenza almeno annuale.

QUALI TUTELE HA IL LAVORATORE AGILE?

Il lavoratore in smart working ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali anche quando la prestazione viene svolta all’esterno dei locali aziendali. La circolare INAIL n. 48/2017 chiarisce infatti che il lavoro agile non fa venir meno l’assicurazione obbligatoria, perché la prestazione resa fuori sede resta comunque collegata al rapporto di lavoro subordinato e ai rischi propri dell’attività svolta.

INAIL precisa che sono tutelati gli eventi avvenuti nel luogo scelto dal lavoratore per svolgere l’attività, purché causati da un rischio collegato alla prestazione, e anche gli infortuni connessi ad attività prodromiche o accessorie, se strumentali allo svolgimento delle mansioni. La circolare affronta anche il tema dell’infortunio in itinere: il lavoratore agile è tutelato durante il normale percorso di andata e ritorno tra l’abitazione e il luogo scelto per svolgere la prestazione fuori dai locali aziendali, ma solo quando tale scelta è collegata a esigenze lavorative o alla necessità di conciliare vita privata e lavoro e risponde a criteri di ragionevolezza.

Per questo motivo il luogo di svolgimento della prestazione non è un dettaglio secondario: INAIL evidenzia che l’accordo individuale previsto dagli articoli 18 e 19 della Legge n. 81/2017 è uno strumento utile per individuare i rischi lavorativi e i riferimenti spazio-temporali necessari al rapido riconoscimento delle prestazioni infortunistiche. Se l’accordo non contiene indicazioni sufficienti, l’indennizzabilità dell’evento richiederà specifici accertamenti per verificare il collegamento tra l’attività svolta al momento dell’infortunio e la prestazione lavorativa.

Il lavoratore agile, a sua volta, deve cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi al lavoro svolto fuori dai locali aziendali. La tutela, quindi, non si fonda solo sul diritto alla copertura assicurativa, ma anche su una corretta organizzazione preventiva.

QUALI SONO I RISCHI DELLO SMART WORKING?

I principali rischi dello smart working riguardano l’uso prolungato del videoterminale (VDT), le posture scorrette, l’affaticamento visivo, la sedentarietà, l’organizzazione non corretta dei tempi di lavoro e la difficoltà di separare vita privata e attività lavorativa. A questi si aggiungono i rischi connessi all’isolamento organizzativo, alla comunicazione digitale continua, al sovraccarico cognitivo e allo stress lavoro-correlato. Proprio per questo, l’informativa sui rischi prevista per il lavoro agile deve aiutare il lavoratore a riconoscere i fattori di rischio legati alla prestazione svolta fuori dai locali aziendali e ad adottare comportamenti coerenti con le misure di prevenzione indicate dal datore di lavoro. I rischi più ricorrenti riguardano:

• Rischi fisici ed ergonomici
  • Rischio ergonomico posturale da seduta prolungata in ambienti non progettati come postazioni stabili;
  • Disturbi muscolo-scheletrici (collo, spalle, schiena, polsi);
  • Affaticamento visivo da uso continuativo del monitor;
  • Sedentarietà e riduzione dei tempi di recupero fisiologico.
• Rischi psicosociali
  • Stress cognitivo da iper-connessione digitale continua;
  • Isolamento organizzativo e difficoltà di comunicazione con il team;
  • Sovraccarico da mancata disconnessione.

I requisiti minimi della postazione videoterminale (VDT) deve rispettare i requisiti dell’Allegato XXXIV del D. Lgs. 81/2008. In sintesi:

• Monitor orientabile e inclinabile, senza sfarfallii, con luminosità e contrasto regolabili;
• Schermo posizionato frontalmente, a distanza visiva adeguata e altezza tale da mantenere il collo in posizione neutra;
• Tastiera separata dallo schermo, con piano di lavoro che consenta l’appoggio degli avambracci;
• Piano di lavoro stabile, a bassa riflessione, con altezza indicativa tra 70 e 80 cm;
• Sedile regolabile in altezza con supporto dorso-lombare;
• Pause regolari per ridurre l’affaticamento visivo e il sovraccarico posturale.

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QUALI OBBLIGHI HA IL LAVORATORE?

Il lavoratore agile deve cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione e protezione predisposte dal datore di lavoro. In pratica significa:

• Attenersi alle indicazioni contenute nell’informativa sui rischi e nell’accordo individuale;
• Scegliere luoghi ragionevolmente idonei allo svolgimento della prestazione;
• Rispettare i tempi di riposo e il diritto alla disconnessione concordati;
• Segnalare eventuali problemi agli strumenti o alle condizioni di lavoro.

Questa collaborazione è essenziale perché, non essendoci il controllo diretto e continuativo del datore di lavoro sul luogo in cui viene svolta la prestazione, la sicurezza dipende soprattutto dal comportamento consapevole del lavoratore e dalla corretta applicazione delle indicazioni ricevute.

SMART WORKING E LAVORO DA REMOTO: SONO LA STESSA COSA?

Smart working e telelavoro (o lavoro da remoto) non sono necessariamente sinonimi. Il lavoro da remoto indica soprattutto lo svolgimento della prestazione fuori dalla sede aziendale, spesso da casa; lo smart working, invece, è un modello organizzativo più ampio, fondato su accordo individuale, flessibilità, obiettivi, autonomia e responsabilizzazione.

In questo senso, il vero elemento distintivo dello smart working non è solo il luogo di lavoro, ma il modo in cui la prestazione viene organizzata. L’attività può svolgersi fuori dall’azienda, ma deve restare regolata da obiettivi, strumenti, tempi di riposo, diritto alla disconnessione, obblighi di sicurezza e responsabilità reciproche.